Tiimi ei tarvitse esimiestä vaan valmentajan

8.8.2019 klo 15.35

Tiimityöksi kutsutaan nykyisin hyvin sekalaista ryhmämuotoista toimintaa. Alun perin tiimityön perusajatukseen kuulunut autonomia tuntuu ennemmin unohtuneen kuin vahvistuneen.

shutterstock_271337105-2_2.jpg

Autonomialla tarkoitetaan tiimin itsenäistä mahdollisuutta tehdä itse päätöksiä siitä, millä tavalla se työtään jakaa ja tehtävistään suoriutuu. Ajan saatossa on syntynyt kokonainen tiimiesimiesten ammattikunta, mikä itse asiassa sotii koko tiimityön perusajatusta, itseohjautuvuutta, vastaan.

”Teemme tiimityötä, olemme siis ketteriä”, lausahdus voi tarkoittaa eri asioita eri organisaatioissa. Parhaimmillaan kaikki voi olla oikein hyvin: taitavat scrum masterit luotsaavat tiimejä läpi erilaisten karikkojen, turvaten heille työrauhaa, toisia kunnioittavaa työilmapiiriä ja jatkuvaa työssä kehittymistä. Toisaalta sama lausahdus saattaa myös tarkoittaa esimiesohjattua, projektimaista, jopa matriisimaista toimintatapaa, jossa työpäivät puristuvat eri suunnista tulevien vaatimusten ikeeseen ja jokainen tiimin jäsen ajaa omaa agendaansa.

Mitkä sitten ovat ne alkuperäisen ajatuksen mukaisen tiimityön kiistattomat edut?

Työ on vuosien saatossa muuttunut yhä erikoistuneemmaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että oma asiantuntemuksemme kohdistuu kapeasti tiettyihin aihealueisiin. Kuitenkin vain harvoin olemme tekemisissä niin yksinkertaisten asioiden kanssa, että oma asiantuntemuksemme riittäisi hahmottamaan asioiden kaikki puolet.

Yhdessä hahmotamme enemmän – ja voimme tehdä tiiminä viisaampia päätöksiä. Monimutkaisten asioiden hallinta ja siihen liittyvä resilienssi eli muutoskyky onkin yksi tiiminä toimimisen vahvuuksista.

Miten tiimin monipuolinen osaaminen saadaan parhaiten hyödynnettyä?

Tarvitaanko esimiestä määräämään, miten kukin meistä saa asiantuntemustaan käyttää? Vai olisiko hyödyllisempää, että joku valmentaisi ja fasilitoisi tiimin toimintaa siten, että se yhdessä saisi aikaan enemmän? Ketterässä toimintatavassa Scrum Master on juuri tällainen tiimin fasilitoiva valmentaja. Perehdytäänpä hieman hänen työnkuvaansa.

1. Työn suunnittelu lähtee liikkeelle visiosta: miksi tämä asia tehdään? Ajatellaan vaikka, että tavoitteena on suunnitella uusi toteutuskelpoinen kurssi. Kurssin vision perusteella tehdään priorisoitu lista siitä, mitä lopputuloksen aikaansaamiseksi tarvitaan. Tässä tiimiä auttaa asian omistaja, joka edustaa organisaation liiketoimintaa. Scrum Master puolestaan auttaa tiimiä kokonaisuuden hahmottamisessa ja vision purkamisessa osiin.

2. Tämän jälkeen tiimi suunnittelee, mitä se tekee seuraavassa sprintissä eli työjaksossa. Todennäköisesti järkevintä on luoda kurssille ensin runko, ja sitten miettiä millaisia yksittäisiä työpajoja tai luentoja se sisältää. Tiimi myös vastaa itse työnjaostaan, scrum master ei puutu tähän.

3. Sprintin eli työjakson aikana pidetään päiväpalavereita eli vartin mittaisia tilannekatsauksia, joita Scrum master ohjaa. Niissä jokainen tiimin jäsen kertoo vuorollaan, mitä on saanut edellisenä päivänä aikaan, mitä aikoo tehdä seuraavaksi ja onko ilmennyt jotain seikkoja, jotka estävät kurssisuunnittelun etenemisen. Tällaisia esteitä voivat olla esimerkiksi muualta tulevat työtehtävät tai ajankäytön haasteet. Scrum masterin tehtävä on poistaa esteitä tiimin suoriutumisen tieltä ja turvata tiimille työrauhaa.

4. Kun sprintti eli työjakso on loppusuoralla, on vuorossa työn katselmointi. Asian omistaja, tässä tapauksessa kurssitoiminnasta vastaava henkilö, tulee kuulemaan, miten tiimi on edennyt suunnittelussa. Kuulemansa perusteella hän päättää, onko kurssi jo valmis vai jatkaako tiimi vielä kurssin suunnittelua seuraavassa sprintissä. Scrum master toimii tilaisuuden puheenjohtajana, ja siihen saavat osallistua kaikki asiasta kiinnostuneet.

5. Katselmoinnin jälkeen vuorossa on Scrum masterin ohjaama retro eli sprintin jälkitarkastelu, johon osallistuvat tiimi ja scrum master. Tilaisuudessa jokainen tiimin jäsen kertoo näkemyksensä siitä, miten sprintti sujui, mikä meni hyvin ja missä olisi parannettavaa. Kuulemansa pohjalta tiimi päättää kehityskohteet, joiden toteuttamiseen se tähtää seuraavan sprintin aikana.

Scrum master on tiimin valmentaja

Sen lisäksi, että Scrum master ohjaa tiimin tapahtumia, hän varmistaa, että työjakso toteutuu ketteryyden arvojen mukaisesti. Hän ylläpitää avoimuutta fasilitoimalla päivittäisiä palavereja, sprintin suunnittelua, katselmusta ja retroa. Hän ratkoo myös tiimin sisäisiä ongelmia sellaisten ilmetessä. Hänellä on taito luoda turvallinen ja kunnioittava ilmapiiri, jossa virheet ja niihin liittyvä oppiminen ovat näkyvä osa päivittäistä kulttuuria.

Haluatko ymmärtää, miten organisaatiosi voi toteuttaa valmentavaa työkulttuuria? Olemme luoneet Muutoksentekijä-valmennuspolun, joka auttaa Sinua saamaan irti parhaat hyödyt tiimityöstä. Katso lisätiedot ja ilmoittaudu mukaan!


KIRJOITTAJista

Minna_Janhonen_Profile_blue_transparent.png

Minna Janhonen on organisaatioiden kehittämisen ja henkilöstöjohtamisen asiantuntija, joka valmentaa yrityksiä lean- ja agile-menetelmien saloihin.

Kirsi_Mikkonen_profile_transparent.png

Kirsi Mikkonen on mukautumiskykyinen muutosjohtaja ja Lean-Agile coach. Kirsi on kansainvälisellä tasolla menestynyt purjehtija, joka talvisin vaihtaa purkkarit telemark-suksiin.