Neukkarista verkkoon – Seuren kehityksen suunnittelua ei kokoontumisrajoitukset hidasta

31.3.2020 klo 12.49

Seure on vuonna 1990 perustettu henkilöstöpalveluyhtiö, jonka omistavat Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen, Keski-Uudenmaan Sote -kuntayhtymä sekä HUS. Seure tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisia henkilöstöratkaisuja sekä työntekijöille monipuolisia ja joustavia työmahdollisuuksia; keikkatyötä, sijaisuuksia, osa-aikatyötä sekä määräaikaisia työsuhteita.

the-coherent-team-zhFJ7qfgCVk-unsplash.jpg

Kuva: The Coherent Team on Unsplash.

Seure päätti aloittaa SAFen (Scaled Agile Framework) laajamittaisen hyödyntämisen ketterässä toiminnan kehityksessä, jonka tiimoilta olin mukana fasilitoimassa Seuren ensimmäistä PI-suunnittelua marraskuussa 2019. Tällöin saimme kehityksen suunnittelusta lukuisia hyviä tuloksia: yhteinen suunta, jaettu ymmärrys siitä mitä tavoitellaan, sekä suunnittelun kautta tullut parempi näkyvyys muutaman seuraavan kuukauden töihin vakuuttivat niin Seurelaiset kuin Seuren toimittajatkin SAFen PI-suunnittelun tarpeellisuudesta.

PI-suunnittelu on SAFen versio yhteisestä, koko henkilöstön osallistavasta kehityksen suunnittelusta. PI tulee sanoista program increment ja sen ajatuksena on lyhykäisyydessään suunnitella liiketoiminnan kehitystä aina muutamaksi kuukaudeksi kerrallaan. Yhteinen näkemys saavutetaan koko henkilöstöä osallistamalla, jolloin seuraavaan kehitysjaksoon on helppo lähteä sujuvan yhteistyön ja selkeiden prioriteettien voimin.

Ketteriä työtapoja yllättävän tilanteen edessä

Suunnitelmat kehityksen suunnittelun toistamisesta olivat jo pitkällä, kun tieto koronaviruksen aiheuttamista kokoontumisrajoituksista yllätti meidät kaikki. Erittäin lyhyestä valmisteluajasta huolimatta päätimme rohkeasti lähteä tekemään suunnittelua etäyhteyksiä apuna käyttäen. Suunnittelu tehtiin lopulta käyttäen Microsoft Teamsiä ja AzureDevOpsia, jonne laitoimme kaikki toiminnallisuudet (Features), tarinat (Stories), suunnittelun tavoiteet (PI Objectives) ja Featureiden sekä Storien väliset riippuvuudet.

Microsoftin Teamsiin luotiin jokaiselle käyttäjälle yhteinen kanava, sekä jokaiselle tiimille oma erillinen kanavansa keskusteluja varten. Suunnittelupäivän yhteiset esitykset olivat koko porukan yhteisessä virtuaalikokouksessa, jonka jälkeen kukin tiimi siirtyi tekemään suunnittelua omiin kokouksiinsa. Kunkin tiimin Product Owner oli vastuussa suunnitelmien kirjaamisesta työkaluun. Me fasilitaattorit kiersimme eri tiimien kokouksissa vastaten satunnaisiin meille osoitettuihin kysymyksiin – ihan samalla tavalla kuin kasvokkain tapahtuvassa suunnittelussakin.

Itse PI-suunnittelussa tapahtui ihan niitä samoja asioita kuin yleensäkin: teimme priorisointia ja muutimme fokusta sekä löysimme riippuvuuksia, kartoitimme riskejä ja ratkoimme ongelmia.

Haasteista huolimatta rivakasti kohti voittoa


Opimme, että tiimit tarvitsevat etäsuunnittelussa tuplamäärän aikaa, koska se on kasvokkain tapahtuvaa suunnittelua hitaampaa. Tiimin fasilitaattorin tärkeimpänä tehtävänä on huolehtia siitä, että koko tiimi saadaan osallistumaan keskusteluun. Osallistaminen on haastavampaa kuin perinteisessä kasvokkain tapahtuvassa suunnittelussa, sillä kun toisten ilmeitä ei näe, on tunnetiloja vaikeampi huomioida. Helpoiten aktivointi tapahtuukin kysymällä erikseen jokaisen mielipidettä – sanotaan siis ensin osallistuja nimi ja pyydetään häneltä sitten kommenttia käsillä olevaan asiaan.

Kun työtä tehdään etäyhteyksien kautta, on yhteinen kehityksen suunnittelu entistä kriittisempää, jotta oikeita asioita saadaan edistettyä niiden vaatimalla tärkeydellä. Osallistujat jäivät kuitenkin kaipaamaan kasvokkain tapahtuvaa suunnittelua, sillä tämä olisi antanut paremman näkyvyyden kokonaiskuvaan ja erillisten tiimien päivittäiseen toimintaan. Lisähaastetta päivään toivat ajoittain huomiota tarvitsevat kotona olleet pienet perheenjäsenet – kokemus oli osallistujille sitä parempi, mitä enemmän päivän aikana pääsi keskittymään keskusteluihin.

Suunnitteluun osallistui myös tiimejä, joille kyseessä oli ihan ensimmäinen PI-suunnittelukokemus. Heille kehityksen suunnittelu näyttäytyi hieman kaoottiselta – niin kuin yleisestikin ensikertalaisille! Siitä huolimatta myös nämä tiimit saivat suunnitelmat hienosti valmiiksi, sekä käytyä läpi prioriteetit ja riippuvuudet muiden tiimien kanssa. Lopputulos oli siis oikein onnistunut haastavista olosuhteista huolimatta.

SAFen hyödyntäminen on tuonut systemaattisuutta jo ennestään ketterään tapaamme toimia” toteaa Seuren ICT-johtaja Antti Nummiranta. –”Olemme hyvin tyytyväisiä siihen mitä tästä yhteisestä suunnittelusta saimme lopputulokseksi, siltä osin SAFe on lunastanut siihen asetetut odotukset” jatkaa kehitysjohtaja Teemu Asumaa.


Kirjoittaja

Maarit_Laanti_profile_blue_cropped.jpeg

Maarit Laanti on Nitorin päävalmentaja ja tehnyt väitöskirjansa laajamittaisesta ketteryydestä. Maarit on yksi SAFe-menetelmän kontribuuttoreista sekä myös sertifioitu SAFe -menetelmän kouluttajien kouluttaja, ensimmäinen laatuaan Suomessa.